UTILIZE O “PROJETO DE DESCOBRIMENTO” PARA DEFINIR O TRABALHO RELACIONADO A UM PROJETO GRANDE
Publicado por John Grass, PMP em 03 Ago 2010 | sob: Planejamento, Geral
Nos projetos grandes, existe uma tendência para o processo de definição do projeto ser muito longo e sem foco. Definir o trabalho para projetos grandes consome tanto tempo que o mesmo deveria ser estruturado como um projeto em si. Este é o propósito de definir um projeto separado chamado de “Projeto de Descobrimento”.
Isso deve fazer sentido. Se um projeto necessitar de cinqüenta mil (50.000) horas de esforço, o mesmo poderá necessitar de alguns meses somente para definir todo o trabalho do projeto e obter a aprovação. Nesse caso, o processo de definição do projeto é estabelecido como um projeto distinto. As entregas finais de um “Projeto de Descobrimento” são:
- O Termo de Abertura do Projeto, que descreve os objetivos, o escopo, os custos, os prazos etc. do projeto subseqüente
- O Plano de Gerenciamento do Projeto
- O cronograma do projeto subseqüente
Estes documentos serão utilizados para gerenciar e executar o projeto subseqüente. Em conseqüência disso, todas as outras entregas serão produzidas como parte do projeto subseqüente.
Se você achar que a definição de um projeto grande é um projeto em si, então você deverá voltar e utilizar os processos de gerenciamento de projetos para criar um “Projeto de Descobrimento”. Este inclui uma elaboração do documento de definição do projeto (Termo de Abertura do Projeto), uma elaboração do cronograma e o orçamento para este projeto, e subseqüentemente o gerenciamento do mesmo. Você deverá certificar-se de ser bem claro em relação as expectativas do projeto de descobrimento.
Os projetos de descobrimento, assim como os outros projetos, têm vários tamanhos. Você deve estimar o esforço e a duração requerida para elaborar e executar um projeto de descobrimento. Baseado no esforço requerido e utilizando os critérios estabelecidos pela sua empresa para determinar o tamanho do projeto, você poderá categorizar o projeto de descobrimento como pequeno, médio ou grande. Lembre-se, este será o tamanho do projeto de descobrimento e não do projeto subseqüente.
Dependendo do tamanho do projeto de descobrimento, você terá três opções sobre como proceder:
1. Projeto de descobrimento pequeno. Normalmente, o projeto de descobrimento não cai nessa categoria, exceto nos casos quando você recebe uma solicitação para avaliar um projeto potencial. Se o seu projeto de descobrimento cair nessa categoria, você poderá incluir esse Projeto de descobrimento apenas como primeira fase do projeto principal ou utilizar a mesma opção que é utilizada para o Projeto de descobrimento médio.
2. Projeto de descobrimento médio. Siga a metodologia TenStep PGP® para definir e gerenciar projetos médios. O Projeto de descobrimento deve elaborar o documento “Termo de Abertura do Projeto” abreviado o “Cronograma do Projeto”, e o mesmo deverá ser gerenciado como um projeto de tamanho médio. Este inclui o gerenciamento das incidências problemáticas, do escopo, dos riscos, etc. Quando o Projeto de descobrimento estiver completo, os seguintes documentos estarão prontos para serem usados no projeto subseqüente:
- O Termo de Abertura do Projeto
- O Plano de Gerenciamento do Projeto
- O Cronograma do Projeto
O processo de aprovação para esses documentos faz parte do projeto de descobrimento. Se o documento “Termo de Abertura do Projeto” abreviado for aprovado, o projeto subseqüente poderá começar. Neste caso, o processo de Definir o Projeto e o processo de Construir o Cronograma e o Orçamento já foram completados (este é o propósito do Projeto de descobrimento). O processo de gerenciamento do projeto para o projeto subseqüente poderá começar com o processo de Gerenciamento do Cronograma e o Orçamento.
3. Projeto de descobrimento grande. Siga a metodologia TenStep PGP® para projetos grandes. Normalmente um Projeto de descobrimento que cai nesta categoria é associado a um projeto muito grande (Mega Projeto) ou talvez a um programa (um grupo de projetos relacionados). Neste caso, o Projeto de descobrimento necessita ser elaborado e gerenciado como um projeto grande. Em outras palavras, você deve seguir e executar todos os passos da metodologia TenStep PGP®.
Esta coluna discute algumas dicas sobre o gerenciamento de projetos. Há muito mais técnicas disponíveis na metodologia TenStep PGP®.
Para maiores detalhes sobre o gerenciamento de projetos grandes, veja >> Metodologia TenStep PGP®
