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Um dos objetivos de coletar métricas é para capturar precisamente o valor de um projeto produzido. Em alguns casos, o valor é óbvio. Por exemplo, as vendas poderiam aumentar, o nível dos estoques poderia ser reduzido, e um menor número de pessoas poderiam estar envolvidas nos processos. Porém, em muitos casos, estas informações podem ser difíceis ou até mesmo impossíveis de quantificar com exatidão. Alguns problemas comuns incluem:

- O projeto produz benefícios leves, tal como melhoramento na satisfação do cliente ou na qualidade dos produtos.

- O projeto envolve infra-estrutura que é utilizada para grandes grupos de pessoas. Por exemplo, quão mais produtivo seríamos se os computadores tivessem o dobro de memória que eles têm hoje? Qual é o valor quantitativo fornecido com a implementação de um novo sistema interno de telefone? Estes tipos de perguntas são difíceis para quantificar o benefício do negócio.

- O projeto resulta em um aumento de informações disponíveis para as pessoas. É difícil saber exatamente como estas informações serão utilizadas para as tomadas de decisões mais precisas e conscientes.

- O resultado da execução dos projetos múltiplos ao longo do tempo resulta em melhor desempenho dos sistemas, dos processos, da produtividade, etc., mas é difícil saber exatamente o valor entregue em cada projeto.

- Pequenos melhoramentos que são difíceis de serem observados com significância. Por exemplo, na eliminação de passos em um processo, o processo leva menos tempo, mas o tempo restante é utilizado em outro trabalho.

A melhor abordagem para determinar o valor de um projeto produzido, normalmente é analisar os documentos de “Proposição de Valor do Projeto” ou de “Análise de Custo / Benefícios” que foram criados antes de o projeto começar. Analisar como os benefícios foram quantificados nestes documentos e se você poderá medir os resultados semelhantes quando o projeto estiver concluído. Se existir benefícios quantitativos identificados, então as métricas deverão mostrar o valor entregue. Se existir benefícios leves (ou qualitativos) identificados, provavelmente você necessitará utilizar métricas anedóticas, pesquisas e evidências indiretas para mostrar o valor fornecido.

Se o projeto for patrocinado pelo cliente, o mesmo deverá ser responsável pela captura das métricas e um processo deverá ser estabelecido para garantir que as métricas serão coletadas. As métricas específicas são baseadas nas métricas que foram usadas para justificar o projeto no caso de negócio (business case). Tipicamente, os benefícios do projeto não começam até que o projeto esteja terminado e as entregas sejam implantadas. Em muitos casos, a equipe do projeto é dispensada, então normalmente a coleta de métricas relativa aos benefícios, é transferida para o departamento de suporte.

Estabelecer uma baseline se o alvo não estiver definido

A coleta de informações de métricas em si, oferece valor limitado para o projeto. Você agrega maior valor quando compara as suas métricas com os alvos e padrões. Para muitas métricas têm-se alguns alvos implícitos, mesmo se você não especificá-los no projeto. Por exemplo, a coleta de informações sobre o esforço, a duração e os custos atuais são utilizados para comparar com o esforço, com a duração e com os custos estimados, para ter uma idéia da situação atual do seu projeto.

Entretanto, para muitas métricas não há um alvo implícito a alcançar. Por exemplo, se você monitorar a satisfação do seu cliente, ele poderá avaliar a sua equipe em uma média de 3,8 sobre uma escala de 5,0. Mas, este é um número bom, ou ruim? Como você não tem outros dados ou informações para comparar, isto fica muito difícil para saber. A maneira de se obter mais valor de uma métrica é utilizar a primeira medida como baseline – em outras palavras, uma reflexão da situação atual de seu projeto. Em uma pesquisa de satisfação do cliente, considere os resultados primários como baseline e depois tente aumentar os números em comparação a baseline. Por exemplo, depois de obter uma nota de baseline de 3,8 em uma escala de 5,0, você poderá decidir estabelecer um alvo de 4,2 em uma escala de 5,0 antes do término do projeto. Outra opção é estabelecer um objetivo para melhorar seus resultados de baseline com um percentual (ex. 10%). Você deve entender que as métricas de baseline poderão não ser fáceis para definir. Em alguns casos você poderá acumular um número de métricas iniciais antes de declarar a sua baseline. Um exemplo, você poderá acompanhar a quantidade de defeitos no sistema por mês durante três meses, e utilizar uma média mensal como sendo sua métrica de baseline.

Compare os custos das coletas de métricas versus seus benefícios

Assim como há custos associados a todas as atividades de Gerenciamento de Projetos, também há custos associados para coletar métricas e gerenciar o processo de coleta das mesmas. No caso do Gerenciamento do Escopo e o gerenciamento das Incidências Problemáticas, estes são processos fundamentais de gerenciamento de projetos e os custos associados aos mesmos necessitam ser investidos pelo Gerente do Projeto para ser bem-sucedido. Entretanto, o gerenciamento das métricas está mais sob o comando do Gerente de Projetos e também da cultura da organização. Em muitos casos, o custo da coleta e a utilização de alguns tipos de métricas podem ser proibitivos. Estes tipos de métricas não devem ser procurados. Outras métricas são interessantes, porém não fornecem o tipo de informação que possa ser utilizado para fazer melhorias. O ponto principal é que o custo de coletar cada métrica deve ser equilibrado com os benefícios potenciais adquiridos. Comece pela coleta de métricas que são requeridas pela organização. Então, adicione as métricas que tem o menor custo e empenho para coletar e que possam fornecer o máximo de benefícios.

Utilize as métricas coletadas

Você não quer coletar métricas apenas por coletar. Isto não faz sentido na perspectiva do gerenciamento de projetos e apenas consumirá o tempo que poderá ser utilizado em outras áreas mais importante do projeto. Se forem requeridas métricas especificas pela sua organização, então as coléte. Coléte também, outras métricas que são necessárias pelo seu projeto particular. Entretanto, se você não tiver nenhum propósito com as métricas coletadas, ou se o projeto for muito curto e não houver tempo suficiente para utilizá-las, então a coleta de métricas não tem valor para o seu projeto.

Para maiores detalhes sobre as métricas do projeto, veja >> Gerenciando as Métricas

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A Coleta de métricas em um projeto é o processo mais sofisticado no gerenciamento de projetos e também pode ser identificado como a parte mais difícil. Esta característica deve-se ao fato de termos uma grande dificuldade em definirmos e coletarmos as métricas e é, justamente, por essa dificuldade que na maioria das vezes elas são ignoradas.

As métricas são importantes, mas o maior valor obtido com as métricas capturadas é se elas forem usadas para dirigir melhorias em sua organização. A acumulação de métricas, de forma consistente, de todos os projetos pode ser usada para dirigir melhorias nos processos da organização. Finalmente a informação pode ser usada para criar um grupo das melhores práticas e estabelecer padrões que ajudarão em todos os projetos.

Assegure-se que suas Medidas Fornecem Valor

Identificar, coletar, e aplicar uma mistura correta de métricas é uma maneira para adicionar um grande valor ao projeto. O valor pode ser quantificado em várias áreas, incluindo:

- Melhor desempenho do projeto para satisfazer os objetivos e os processos de entrega dos mesmos.
Melhores estimativas para os projetos futuros.

- Validação dos objetivos em termos de duração, custo, esforço, e qualidade do projeto.

- Identificação e comunicação das melhores práticas.

- Melhoria da satisfação do cliente.

Em geral, as métricas fornecem informações mais factuais e quantitativas, que servem de base para mostrar a situação atual e o que pode ser melhorado. Sem nenhuma métrica básica de informação, todas as discussões sobre o desempenho e as melhorias são baseadas em evidências anedóticas, perceptuais e adivinhações. Se você deseja que o sucesso ou o fracasso do seu projeto seja baseado em informações factuais, então você deverá determinar com antecedência quais são os critérios de sucesso e como medi-los. Faça então a coleta destas métricas mesmo que estas sejam imperfeitas ou imprecisas. Porém estas métricas fornecerão melhores informações do que percepções, e adivinhações.

Seja Criativo na Criação de Métricas para Medir o Valor do Negócio

Um dos objetivos de coletar métricas é para capturar precisamente o valor de um projeto produzido. Em alguns casos, o valor é óbvio. Por exemplo, as vendas poderiam aumentar, os níveis dos estoques poderiam ser reduzidos, e um menor número de pessoas poderia estar envolvidas nos processos. Porém, em muitos casos, estas informações podem ser difíceis ou até mesmo impossíveis de quantificar com exatidão. Alguns problemas comuns incluem:

- O projeto produz benefícios leves, tal como melhoramento na satisfação do cliente ou na qualidade dos produtos.

- O projeto envolve infra-estrutura, que é utilizada para grandes grupos de pessoas. Por exemplo, quão mais produtivo seríamos se os computadores tivessem o dobro de memória que eles têm hoje? Qual é o valor quantitativo fornecido com a implementação de um novo sistema interno de telefone? Estes tipos de perguntas são difíceis para quantificar o benefício do negócio.

- O projeto resulta em um aumento de informações disponíveis para as pessoas. É difícil saber exatamente como estas informações serão utilizadas para tomadas de decisões mais precisas e conscientes.

- O resultado da execução dos projetos múltiplos ao longo do tempo resulta em melhor desempenho dos sistemas, dos processos, da produtividade, etc., mas é difícil saber exatamente o valor entregue em cada projeto.

- Pequenos melhoramentos que são difíceis de serem observados com significância. Por exemplo, na eliminação de passos em um processo, o processo leva menos tempo, mas o tempo restante é utilizado em outro trabalho.

A melhor abordagem para determinar o valor de um projeto produzido, normalmente é analisar os documentos de “Proposição de Valor do Projeto” ou de “Análise de Custo / Benefícios” que foram criados antes de o projeto começar. Analisar como os benefícios foram quantificados nestes documentos e se você poderá medir os resultados semelhantes quando o projeto estiver concluído. Se existir benefícios quantitativos identificados, então as métricas deverão mostrar o valor entregue. Se existir benefícios leves (ou qualitativos) identificados, provavelmente você necessitará utilizar métricas anedóticas, pesquisas e evidências indiretas para mostrar o valor fornecido.

Se o projeto for patrocinado pelo cliente, o mesmo deverá ser responsável pela captura das métricas e um processo deverá ser estabelecido para garantir que as métricas serão coletadas. As métricas específicas são baseadas nas métricas que foram usadas para justificar o projeto no caso de negócio (business case). Tipicamente, os benefícios do projeto não começam até que o projeto esteja terminado e as entregas sejam implantadas. Em muitos casos, a equipe do projeto poderá ser dispersada, então normalmente a coleta de métricas relativa aos benefícios, é transferida para o departamento de suporte.

Compare os Custos das Coletas de Métricas versus seus Benefícios

Assim como há custos associados a todas as atividades de Gerenciamento de Projetos, também há custos associados para coletar métricas e gerenciar o processo de coleta das mesmas. No caso do Gerenciamento do Escopo e Gerenciamento das Incidências Problemáticas, estes são processos principais de gerenciamento de projetos e os custos associados necessitam ser investidos pelo Gerente do Projeto para ser bem-sucedido. Entretanto, o gerenciamento das métricas está mais sob o comando do Gerente de Projetos e também da cultura da organização. Em muitos casos, o custo da coleta e a utilização de alguns tipos de métricas podem ser proibitivos. Estes tipos de métricas não devem ser procurados. Outras métricas são interessantes, porém não fornecem o tipo de informação que possa ser utilizado para fazer melhorias. O ponto principal é que o custo de coletar cada métrica deve ser equilibrado com os benefícios potenciais adquiridos. Comece pela coleta de métricas que são requeridas pela organização. Então, adicione as métricas que tem o menor custo e empenho para coletar e que possam fornecer o máximo de benefícios.

Utilize as Métricas Coletadas

Você não quer coletar métricas apenas por coletar. Isto não faz sentido na perspectiva do gerenciamento de projetos e apenas consumirá o tempo que pode ser utilizado em outras áreas mais importante do projeto. Se forem requeridas métricas especificas pela sua organização, então as coléte. Coléte também, outras métricas que são necessárias pelo seu projeto particular. Entretanto, se você não tiver nenhum propósito com as métricas coletadas, ou se o projeto for muito curto e não houver tempo suficiente para utilizá-las, então a coleta de métricas não tem valor para o seu projeto.

Para maiores detalhes sobre o gerenciamento de métricas, veja >> Gerenciando as Métricas

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