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A terceirização de uma parte do trabalho de um projeto é muito comum nos dias de hoje. Entretanto, mesmo que você terceirize o trabalho, você não pode terceirizar completamente a sua obrigação de certificar-se que o projeto está progredindo de acordo com o planejado. Se tudo correr bem em relação ao trabalho terceirizado, você não terá muito trabalho a fazer. Infelizmente, em muitos casos, o terceirizado não executa o trabalho de encontro com as expectativas. Se isso acontecer, você deverá saber o mais cedo possível. Para a finalidade desta discussão, supomos que a sua empresa já terceirizou um projeto, ou uma parcela de um projeto e lhe designou para gerenciar o relacionamento entre os partidos para assegurar que o vendedor execute o trabalho como esperado.

Muitas pessoas não sabem exatamente o que devem fazer quando são designados para gerenciar um relacionamento com terceirizados. Uma parte da incerteza é devido a alguns dos papéis do projeto serem invertidos quando você terceiriza o trabalho a um partido terceirizado. Em um projeto interno normal, o gerente do projeto atribui o trabalho e gerencia as incidências problemáticas, o escopo, os riscos, a qualidade, etc.. O gerente do projeto certifica-se que o trabalho será concluído dentro do prazo e se o projeto está progredindo como esperado. Ele é totalmente responsável pelo sucesso do projeto. Um grupo formal pode ter a responsabilidade pela garantia da qualidade do projeto e pela certificação de que o projeto está progredindo como esperado. Entretanto, em muitos casos o patrocinador e o gerente do gerente do projeto executam esta função. Eles não têm interesse em saber todos os detalhes sobre o que está sendo feito no projeto, mas necessitam fazer as perguntas certas para sentirem-se confortáveis sabendo que as coisas estão progredindo como esperado.

Em um projeto terceirizado, os papéis associados ao projeto continuam a existir, mas os mesmo são executados por pessoas diferentes. Se o trabalho for verdadeiramente terceirizado, o gerente do projeto do vendedor é a pessoa que deve se preocupar com os detalhes do projeto. Ele é responsável pelo planejamento e pela atribuição do trabalho, e também pelo gerenciamento das incidências problemáticas, pelo gerenciamento do escopo, dos riscos, etc.. Nesta situação, mesmo que você seja solicitado para “gerenciar” um projeto terceirizado, na verdade você somente assumirá o papel de garantor da qualidade. Você necessita fazer as perguntas certas para certificar-se de que o vendedor está fazendo corretamente seu trabalho . Você não necessita saber todos os detalhes sobre como ele está gerenciando e executando o projeto, mas você deve sentir-se confortável de que o projeto está progredindo como esperado.

O que Você deve Fazer no Inicio do Projeto

Primeiramente, procure as entregas associadas á fase de planejamento que você espera que todos os projetos tenham. Por exemplo, há um documento de Termo de abertura do projeto? Você necessita certificar-se de que o projeto está definido corretamente e que você está satisfeito. Você deverá aprovar este documento. O vendedor também deve ter um cronograma do projeto. Enquanto o projeto progride, você deve estar ciente das datas chaves (marcos), e deve haver um ponto formal de verificação para assegurar-se de que as entregas produzidas até esse ponto estejam completas, corretas, e dentro da data programada. Você e o seu patrocinador devem aprovar formalmente todos os marcos importantes. Se houver um pagamento parcial programado para ser efetuado em um determinado marco, você necessita assegurar-se de que todos os critérios para este pagamento estejam definidos. Também, quando o projeto chegar a este determinado marco, você terá que utilizar este documento para assegura-se de que todos os critérios foram completamente cumpridos. Dependendo da natureza do projeto, você poderá requerer reuniões formais de avaliação do andamento (Status) do Projeto em uma base regular. O tipo de perguntas que você deve fazer no inicio do projeto inclui:

- Há um Termo de abertura do projeto (ou um documento similar) aprovado pelas partes interessadas e pelos gerentes apropriados?

- Há um acordo (contrato) que explica claramente as expectativas de ambos os partidos? Em termos de:

Entregas a serem produzidas
Prazos finais
Programação de pagamentos
Critérios de precisão e conclusão, etc.

- Foi criado um cronograma detalhado?

- Que procedimentos de gerenciamento do projeto o vendedor usará para controlar o projeto?

- O vendedor está claro sobre os recursos da sua empresa que serão necessários e quando os mesmos serão necessários?

- Foi estabelecido e acordado um número de marcos para rever o progresso do projeto e para validar que o mesmo está na trilha?

Questões Contínuas

Ao longo do progresso do projeto, você deve continuar a fazer perguntas para determinar o estado atual do projeto. Você pode ter reuniões semanais sobre avaliação de andamento (Status) do projeto, mas terá que haver uma verificação formal relativa a garantia da qualidade de cada marco. O tipo de perguntas que você deve fazer em cada marco do projeto inclui:

- As entregas especificadas no documento “Termo de abertura do projeto” foram concluídas até o momento?

- As entregas especificadas acima foram aprovados pela empresa?

- Há entregas que foram concluídas, mas não foram incluídas Termo de abertura do projeto?

- Se o vendedor se encontrou com as expectativas até este momento, há algum pagamento que deve ser efetuado?

- O vendedor pode explicar claramente onde o projeto está vs. onde o projeto deveria estar neste momento?

- Todas as entregas futuras especificadas no documento “Termo de abertura do projeto” serão concluídas?

- Todas as incidências problemáticas, o escopo e os riscos estão sendo gerenciados como indicado nos procedimentos de gerenciamento do projeto?

- O contrato ou o documento “Termo de abertura do projeto” necessita ser atualizado para refletir as mudanças significantes do projeto?

- Uma vez que você compreenda o seu papel no projeto, é mais fácil de fazer as perguntas certas e certificar-se de que o projeto está progredindo como esperado.

Para uma lista mais compreensiva das perguntas, veja o template - Lista de Verificação de Garantia da Qualidade para Projetos Terceirizados na Biblioteca Templates Avançados. (Disponível somente para os licenciados)

Para maiores detalhes sobre o gerenciamento de um projeto, veja >> Gerenciado o Cronograma e o Orçamento.

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As aquisições referem-se aos aspectos relacionados ao gerenciamento de projetos para obter bens e serviços de empresas externas. Isso refere-se especificamente aos vendedores e aos fornecedores. Não refere-se á outras organizações internas de sua própria empresa. (para a finalidade desta discussão, os termos; compras e aquisições são equivalentes).

Esta é uma área que os gerentes de projetos definitivamente necessitam de algum nível de compreensão e também é uma área que o gerente de projetos fornecerá informações (input). Entretanto, em muitas, e talvez na maioria das empresas, a aquisição é uma área que o gerente de projetos não possui.

O gerente de projetos normalmente não tem autoridade para participar de contratos em nome da empresa, e normalmente não são designados para administrar os contratos quando os mesmos são assinados. Novamente, estes são processos que tipicamente o departamento de Compras possui.

Se seu projeto necessita comprar bens ou serviços terceirizados, você deverá determinar a sua estratégia e um plano para adquirir os mesmos. Em alguns casos, você simplesmente seguirá os contratos e os planos de aquisições que já foram estabelecidos pela sua empresa ou pela sua organização. Por exemplo, você poderá comprar um hardware para um novo sistema usando um contrato padrão utilizado pela sua empresa, ou você poderá adquirir os consultores usando uma lista de empresas de consultoria cadastradas e aprovadas pela sua empresa. Em outros casos, você necessitará trabalhar com o departamento de compras para estabelecer os planos de gerenciamento das aquisições do projeto.

A maioria das equipes de projetos considera o processo de identificação e de seleção dos vendedores como uma parte da execução (ciclo de vida) do projeto. Ou seja, são executados durante a fase de análise. Isso poderá ser o caso se você necessitar saber sobre as exigências do negócio antes que você possa determinar os vendedores que podem atender as exigências. Entretanto, muitas vezes poderá haver a necessidade de executar estas atividades como uma parte do processo de definição do projeto. Caso você necessite executar este trabalho durante o processo de definição do projeto, veja a seção 1.1.3.2 Definir o Projeto / Processo / Projetos Grandes / Processo de Seleção de Fornecedores. (Disponível somente para os licenciados)

Em alguns casos, o processo de identificação e de seleção são executados fora do projeto. Nestes casos todos os vendedores e os produtos terceirizados são determinados antes. Este é o caso que os vendedores seriam escolhidos na base de prioridades estratégicas, e não baseado nas exigências específicas de um projeto individual. Por exemplo, sua empresa poderá decidir comprar um sistema de gerenciamento de relacionamento com clientes (CRM) baseado nos objetivos e nas estratégias do negócio da empresa. Então, este sistema CRM seria usado em todos os projetos relativos as vendas e marketing - não importando as necessidades específicas de cada projeto individual.

Um Plano de Gerenciamento de Aquisições

O plano de gerenciamento de aquisições descreve como os itens serão obtidos durante o projeto e a abordagem que será usada para gerenciar os vendedores. As áreas específicas a descrever incluem:

Processo de Aquisições. Esta seção fornece uma visão geral sobre o processo requerido para gerenciar as aquisições dos itens identificados. Este processo deve incluir:

- Processo de Iniciação de um requisito
- Processo de desenvolvimento das exigências (informações técnicas, sincronismo, qualidade, restrições, etc..)
- Processo de aprovação
- Processo de solicitação de propostas
- Processo de revisão de propostas
- Responsabilidades relativas ao gerenciamento de contratação
- Processo de encerramento de contratos
- Fluxograma do processo de aquisição

Papéis e responsabilidades. Esta seção descreve os vários papéis em um projeto que têm alguma conexão com as aquisições. Esta seção deve descrever quem pode solicitar os recursos externos, quem pode aprovar as solicitações e que outras pessoas devem ser envolvidas no processo de aquisição.

Identificação dos itens relativos à aquisição. Esta seção detalha o material, os produtos ou os serviços identificados para uma aquisição. Cada item listado deve incluir uma justificativa que explique porque o item deve ser adquirido como parte de uma aquisição externa (Processo de compra vs. criação).

Sincronismo. Esta seção descreve as datas em que os recursos serão necessários. Isso fornecerá uma idéia melhor sobre quando o processo de aquisição necessitará ser iniciado para cada item.

Processos relacionados aos vendedores. Esta seção descreve os processos que os vendedores devem usar em relação ao processo de gerenciamento de mudanças, de apresentação dos relatórios de andamento, processo de processamento de notas fiscais, etc.

Para maiores detalhes sobre o planejamento de um projeto, veja
>> Definir o Projeto.

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