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Compartilhar idéias, experiências, explorar as melhores práticas e lições vivenciadas por diversos profissionais e organizações do País, além de agregar valor aos associados fomentando a criação de network na comunidade de Gerenciamento de Projetos na Bahia.

Com estes objetivos, o PMI Capítulo Bahia promove em Salvador entre os dias 11 a 13 de agosto, no Fiesta Bahia Hotel, o Congresso Nacional em Gestão de Projetos 2010.

Serão 16 PDUs para o congresso e 04 PDUs para cada mini curso.
Inscrições no site: http://www.cngp2010.pmiba.org.br/

Algumas Palestras:

Palestrante - Pedro Janot (Keynote Speaker) - “Um Pais de Oportunidades: Case da Azul Linhas Aéreas Brasileiras”

Palestrante - Brian Weiss (Keynote Speaker) - ” Gerenciamento de Projetos como uma competência estratégica”

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Os projetos grandes podem gerar muitos documentos. Nestes tipos de projetos, a equipe necessita criar um repositório para os documentos. Este repositório pode ser gerenciado através de uma ferramenta de software, ou através de uma estrutura simples de arquivos/pastas em um diretório compartilhado.

Se você estiver criando um repositório de documentos, você necessita estabelecer algumas regras e processos para proteger a integridade dos documentos que serão armazenados. Por exemplo, normalmente todos os membros da equipe necessitam de acesso aos seus próprios documentos. Entretanto, você necessita decidir se qualquer membro da equipe poderá atualizar documentos criados por outros membros da equipe. Em alguns projetos isto seria perfeitamente aceitável, enquanto que em outros projetos isso seria considerado uma brecha na segurança.

Também, você deverá decidir se qualquer membro da equipe poderá adicionar documentos no repositório do projeto, ou se esse processo será designado a uma pessoa especifica, como um bibliotecário. Isso poderá ser considerado como uma burocracia ou uma despesa desnecessária, mas se você tiver uma grande quantidade de documentação, é importante que os documentos que forem adicionados ao repositório sigam um processo consistente e tenham uma boa qualidade. A qualidade do repositório poderá degradar se todos tiverem a liberdade para adicionar, remover e modificar os documentos arquivados.

O bibliotecário também deve ser o responsável pelo processo de remoção de documentos. O processo de remoção de documentos velhos assegurará de que a informação no repositório seja sempre relevante. Por exemplo, os Relatórios de Andamento semanais dos membros da equipe poderão não ser necessários após três meses. Por outro lado, o documento Termo de Abertura do Projeto será necessário durante toda a vida do projeto. Periodicamente durante o projeto, o bibliotecário poderá arquivar ou remover os documentos que não são mais relevantes.

Lixo entra – Lixo sai

Não importa o quão sofisticado seus processos se tornam, este problema clássico ainda existe no gerenciamento de documentos. O gerenciamento de documentos ajuda você a armazenar e recuperar a informação que já existe no projeto. Conseqüentemente, você necessita criar um bom grupo de palavras-chaves para começar, ou outras pessoas não conseguirão encontrar o documento quando necessário. Mesmo se elas encontrarem o documento, o conteúdo poderá não ser útil. Os membros da equipe necessitam compreender que seus documentos devem ser bem escritos de modo que outros possam os ler e compreender o conteúdo. Em alguns projetos grandes, os membros da equipe procuraram por documentos e encontraram, mas descobriram então que o conteúdo era inutilizável. Os seus processos de gerenciamento de documentos poderão ajudar nestas situações envolvendo outras pessoas, incluindo um bibliotecário e fazendo revisões dos documentos antes que eles sejam adicionados ao repositório.

Entretanto se você permitir que os documentos mal escritos sejam adicionados ao repositório, você notará que no momento em que as pessoas perceberem que os documentos que o repositório contém, não têm valor, elas não utilizarão o repositório com freqüência.

Após o projeto, transferir todos os documentos do projeto para as áreas apropriadas

Após a conclusão do projeto, alguns dos documentos podem ser arquivados, enquanto que outros precisam ser mantidos indefinidamente. Por exemplo, os documentos “Relatórios de Andamento (Status) do Projeto” podem ser arquivados (ou excluídos) quando o projeto estiver concluído, já que são sensíveis ao tempo e após o projeto agregam um valor limitado. Por outro lado, o documento “Manual do Usuário” precisa ser mantido após o projeto.

Algumas empresas mantêm um repositório central das principais entregas dos projetos que podem ser reutilizadas. Por exemplo, o documento “Requerimentos do Negócio” que foi criado para o seu projeto, poderá ser utilizado por um outro projeto que esteja focalizado em uma área negociável semelhante. O documento “Estratégia de Testes” definido pelo seu projeto pode ser reutilizado por um outro projeto que tenha necessidades semelhantes de testes.

Se existir um repositório corporativo onde os documentos possam ser submetidos, o gerente do projeto e o bibliotecário deverão decidir quais as informações que poderão ser reutilizadas em projetos futuros.

Esta coluna discute algumas dicas sobre o gerenciamento de projetos. Há muito mais técnicas disponíveis na metodologia TenStep PGP®.

Para maiores detalhes sobre o gerenciamento de documentos, veja  >> Gerenciando a Comunicação do Projeto

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Toda a questão da diversidade é sensível para muitas pessoas. Para estas pessoas, a preocupação pela diversidade é sinônimo de contratação de baixa qualidade devido à obrigação de ter que cumprir com quotas. Entretanto, a preocupação pela diversidade é muito mais complexa do que isso.

A questão da diversidade deve ser discutida em termos de valor acrescentado para o negócio uma vez que, a discussão poderá divergir para qualquer direção caso não exista benefícios reais para o negócio. Existem dois argumentos a favor da diversidade. O primeiro é a justiça básica e o segundo é o valor em longo prazo para o negócio associado a uma força diversificada do trabalho.

Começamos com a questão da justiça. O objetivo principal de uma empresa ao contratar empregados é procurar o melhor candidato para preencher uma vaga. Isso poderá incluir a procura por candidatos internos e externos quando apropriado. Claro que procurar pelo “melhor” candidato pode ser um tema altamente subjetivo - o que significa ser o “melhor” candidato?

Cada gerente tem a sua própria opinião sobre o que fará que um candidato seja o “melhor”. Em alguns casos, os gerentes irão escolher a pessoa que é melhor qualificada para preencher a posição. Entretanto, em outros casos, os gerentes irão escolher as pessoas que mais se assemelham a eles. Esta é uma tendência que surge naturalmente através de preconceitos (as vezes subconscientemente).

1. Um gerente tende a avaliar as qualificações dos candidatos com base na sua própria história. Entretanto, quando o gerente toma este tipo de decisão subconsciente, ele também está decidindo pela escolha da pessoa que mais se assemelha a ele.

2. Outra tendência vem disfarçada, como a avaliação da adaptação do candidato ao restante da equipe. Isto porque não existe um candidato com uma história e competências que o destaque claramente como o melhor entre todos os candidatos. Se não houver um candidato óbvio com base nas suas competências, então quem está entrevistando tenta procurar por outros aspectos que diferenciam os candidatos. Um desses aspectos normalmente tem a ver com a adaptação a equipe.

Estas duas tendências naturais podem levar um grupo de pessoas semelhantes a contratar um candidato também semelhante a elas. Em algumas organizações, isto pode resultar em preconceito baseado no sexo ou na cultura.

As empresas, especialmente as grandes, tentaram formalizar e padronizar o processo de recrutamento e contratação de maneira que cada candidato seja avaliado com base nos mesmos critérios. O objetivo deste processo não é contratar uma força diversificada de trabalho, mas sim os candidatos mais qualificados. O processo de recrutamento envolve normalmente várias pessoas. Os candidatos são avaliados por múltiplas pessoas com base em critérios padronizados na esperança de remover o máximo possível à subjetividade e tornar a recomendação final mais objetiva possível.

Alguns gerentes sentem-se ofendidos pelas restrições impostas pelo Departamento de Recursos Humanos no processo de recrutamento. De fato, não há dúvida que muitas empresas desenvolveram um processo de recrutamento complicado e disfuncional. Entretanto, muitos desses processos são bons. Não foram concebidos para serem o caminho mais fácil para contratação de candidatos, mas sim para garantir que cada candidato seja tratado de modo justo e igual e que a decisão da contratação seja baseada em fatos.

Adicionalmente à argumentação sobre justiça básica, a diversidade também pode trazer valor para a organização. Um dos pressupostos básicos sobre a diversidade é que ninguém estaria preocupado com isso se todos fossem iguais. Entretanto, a nossa sociedade como um todo é diversificada e todas as empresas existem e vendem produtos neste mercado diversificado. As empresas descobriram que a diversidade traduz-se em serem capazes de existir e prosperar neste mercado diversificado. Os benefícios filtram pelo menos três áreas numa empresa.

Exploração do mercado. A lógica subjacente é que é difícil, ou talvez impossível para alcançar eficazmente um mercado diversificado sem um pessoal diversificado.

Tomar as melhores decisões. As pessoas com o mesmo tipo de história podem ter tendência a pensar do mesmo modo e isso poderá afetar nas decisões tomada por elas. Os gerentes necessitam de um conjunto diversificado de idéias e opiniões para estabelecer as melhores metas, objetivos e estratégias para a empresa. Claro que algumas pessoas são bastante criativas, mas é difícil ser criativo em áreas aonde não há história ou contexto. Ter uma estrutura de gerenciamento diversificado, ajuda na tomada de melhores decisões num mundo diversificado.

Contratar os melhores candidatos. Em última análise existe valor em contratar o melhor candidato, independentemente da sua história pessoal.

Esta coluna discute algumas dicas sobre o gerenciamento de projetos. Há muito mais técnicas disponíveis na metodologia TenStep PGP®.

Para maiores detalhes sobre o gerenciamento de recursos humanos, veja  >> Gerenciando os Recursos Humanos

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