O gerenciamento de portfolio é um processo para assegurar de que a organização ou departamento utilize seus recursos escassos nos trabalhos que fornecem maior valor. Se você praticar o gerenciamento de portfolio em toda a sua organização, este processo irá ajudar a assegurar de que somente os trabalhos mais valiosos serão aprovados e gerenciados. Se você praticar o gerenciamento de portfolio a nível departamental, o mesmo fornecerá os mesmos benefícios neste nível inferior.

Os líderes dos departamentos que não compreendem como os seus orçamentos são utilizados, e que não podem validar que os trabalhos que estão sendo financiados são os mais importantes, enfrentarão um escrutínio e questionamento adicional no futuro. O gerenciamento de portfolio ajudará o seu departamento a responder as perguntas mais básicas, contudo mais difíceis a respeito dos trabalhos executados e o valor fornecido.

O processo de Gerenciamento de Portfolio tem um ciclo de vida que consiste em quatro fases principais que são executadas em seqüência. Estas fases são: Preparação, Planejamento, Execução e Benefícios. Há dez componentes principais utilizados no gerenciamento de portfolio para selecionar e gerenciar o trabalho de um portfolio. Os quatro componentes seguintes são usados para determinar o trabalho que é muito importante adicionar ao Portfolio.

1. Avaliação

Durante o processo de identificação, você jogou uma rede para capturar todo o trabalho que poderia estar incluído no portfolio. Você já sabe que alguns, talvez muitos, dos trabalhos proposto não serão autorizados. No processo de avaliação é aonde você começa a cortar ou eliminar alguns dos trabalhos de modo que você possa apresentar somente aqueles que são de maior importância e fornecem maior valor.

Neste momento do processo, cada trabalho precisa somente da apresentação de uma simples Proposta do valor, que descreva o trabalho e o valor que o mesmo fornecerá à organização. Também, a Proposta do valor mostrará o alinhamento com a estratégia e com os objetivos da organização. Se você planeja incluir todo o trabalho, as propostas do valor deverão incluir os trabalhos relacionados aos projetos, ao suporte, trabalhos operacionais, discricionários, etc.

2. Seleção

O processo de seleção geralmente é realizado no início do processo de planejamento anual do negócio e é o momento de apresentar todo o trabalho que foi selecionado no processo de Avaliação.

Neste momento, você precisa certificar-se de que os trabalhos que você propôs são precisos nos termos de custos e de benefícios. Este processo de certificação poderá necessitar da criação de um Business Case para cada trabalho apresentado. Os Business cases e as Propostas do Valor devem ser revisadas para confirmar a precisão do conteúdo. Esta é a última oportunidade para documentar seu trabalho proposto antes das revisões e das decisões finais. O processo de revisão irá validar a compreensão e a necessidade de cada Business case.

3. Priorização

Uma das suposições chave do gerenciamento de portfolio é que há muito mais trabalho do que a organização pode executar em um ano. Depois que todo o trabalho foi selecionado, começa o processo de priorização. Primeiramente, o trabalho é priorizado dentro de cada departamento. Também, poderá haver alguns projetos que foram solicitados pelos executivos e da mesma forma deverão ser priorizados e classificados. A finalidade deste processo é para obter uma lista final dos trabalhos priorizados. Este processo é fácil para descrever, mas difícil para realizar devido a necessidade de colaboração e de obtenção do consenso entre a diretoria.

4. Equilíbrio

Neste momento, você tem uma lista dos trabalhos priorizados e uma orientação sobre os fundos disponíveis para realizá-los. Se os fundos disponíveis cobrirem todos os trabalhos priorizados, você estará em uma posição invejável e poderá iniciar o trabalho. Entretanto, este é um caso raro.

O processo de equilíbrio do portfolio é um processo de organização dos trabalhos priorizados em categorias estabelecidas e um processo de ajustamento para obter um equilíbrio. Por exemplo, a empresa poderá decidir distribuir o financiamento para os projetos priorizados da seguinte maneira; 20% para os projetos que tem um risco elevado, 40% para os projetos que tem um risco médio e 40% para os projetos que tem um risco baixo. Após organizar os trabalhos priorizados em categorias de risco, você descobriu que há somente 10% dos projetos priorizados em uma categoria de risco elevado. Com a finalidade de manter o equilíbrio apropriado do risco, você poderá adicionar um projeto com risco elevado ao grupo priorizado e remover um projeto de risco médio ou baixo.

Finalmente, você aperfeiçoa o portfolio. Este é o processo de fazer alguns cortes e/ou ajustes finais de modo que a combinação de projetos e de outros trabalhos, forneçam os benefícios máximos à organização baseada nos recursos e nos fundos disponíveis.

Criação do Business Case

É muito difícil para comparar e priorizar projetos de diferentes tipos em um Portfolio. Como poderemos comparar facilmente os projetos do departamento financeiro com os projetos do departamento de vendas, do departamento de RH e com o departamento de TI? Todos os projetos envolvem algum benefício, mas não é fácil saber quais são os mais importantes, quais fornecerão mais valor e quais são os mais alinhados com os objetivos e as estratégicas da empresa.

Uma maneira que podemos utilizar para fazer uma comparação de projetos é implantar uma norma em que cada projeto deverá fornecer um documento padronizado que descreva e justifique o projeto. Este documento é chamado de “Business Case”. O Business Case descreve as razões e as justificativas do projeto e como ele se alinhará aos objetivos e as estratégicas da empresa. Isso deverá ser baseado nas estimativas dos custos e dos prazos, nos riscos envolvidos e nos benefícios futuros.

O Business Case deve conter a seguinte informação:

a. Nome do trabalho/projeto. O nome pode ser padronizado para os diferentes tipos de trabalho.

b. Descrição do trabalho/projeto. A descrição deve ser a mais breve possível, mas deverá fornecer informação suficiente de modo que os leitores possam compreender o que está sendo proposto.

c. Premissas. Liste as circunstâncias ou os eventos que devem ocorrer para que o projeto seja bem-sucedido.

d. Riscos. Liste as circunstâncias ou os eventos principais que poderão impedir o sucesso do projeto.

e. Modelo financeiro. Sua organização deve criar um modelo financeiro padronizado para todos os projetos (Retorno do Investimento-ROI, Valor Agregado-VA, etc.).

f. Categorias de equilíbrio. Especifique as categorias de equilíbrio que o trabalho pertence.

g. Benefícios. Determine os benefícios tangíveis e intangíveis. Alguns benefícios podem ser indiretos, mas os benefícios devem ser tão tangíveis quanto possível para poderem ser comparados com outros projetos.

h. Estimativa de Custo. Forneça uma estimativa mais exata possível. A empresa ou o departamento poderá estabelecer um nível de exatidão para todos os projetos.

i. Alinhamento. Descreva como o projeto contribuirá e alinhará com os objetivos e as estratégias da empresa ou departamento.

j. Esse trabalho realmente é necessário? Especifique se realmente o projeto é importante. Alguns projetos poderão ser requeridos por razões legais ou reguladoras, mesmo que não sejam alinhados e não forneçam benefícios óbvios.

k. Urgência. Descreva o sincronismo requerido pelo projeto. Alguns projetos poderão ter datas fixas para iniciar, alguns projetos poderão ter datas fixas para terminar e outros poderão ser executados a qualquer momento ao longo do ano.

l. Conseqüências se o trabalho não for executado nesse ano. Descreva as conseqüências caso o projeto não seja executado nesse ano.

O processo de elaboração do Business Case poderá parecer que é muito trabalho. De fato poderá ser. Entretanto, o Business Case é utilizado para determinar os projetos que serão financiados e aqueles que não serão. Sendo assim, é muito importante investir tempo apropriado na elaboração de um Business Case. Caso o mesmo não seja feito, o projeto poderá não ser selecionado para execução.

Esta coluna discute algumas dicas sobre o gerenciamento de projetos. Há muito mais técnicas disponíveis na metodologia TenStep PGP®.

Para maiores detalhes sobre o gerenciamento de um portfolio, veja  >> Gerenciamento de Portfolio