Não há nenhuma dúvida que um grupo padronizado de processos de gerenciamento de projetos fornece um grande valor para as organizações. Mesmo que a sua organização execute somente projetos pequenos, ainda assim, há um valor em implantar um grupo padronizado de processos “Lites” de gerenciamento de projetos que todos possam usar em projetos similares. O argumento exato para convencer os executivos sobre o valor das práticas padronizadas de gerenciamento de projetos, será diferente de empresa para empresa, porque cada empresa tem uma cultura única e problemas únicos para enfrentar. Também, cada organização está partindo de uma realidade diferente e de um grupo diferente de problemas para resolver.

A sua empresa está passando por algum problema hoje?

Se a sua organização entregasse corretamente os projetos hoje, os seus argumentos teriam que focar em como o gerenciamento de projetos agregaria melhorias no ciclo de vida do projeto, em termos de prazos, custos e de qualidade. Entretanto, o argumento será mais fácil se você puder identificar as áreas onde a sua organização tem algum problema hoje. Neste caso, os seus executivos ficarão muito mais abertos para fazer mudanças.

O gerenciamento de projetos nas organizações

A maioria das organizações tem uma reputação manchada em relação a entrega dos projetos dentro das expectativas. As características destas organizações incluem:

- Consistentemente completam os projetos tarde, estouram os orçamentos, ou não se encontram com os requisitos acordados.

-Os processos e as técnicas padronizadas são fracos e são utilizados inconsistentemente pelos gerentes de projetos.

- Normalmente, o gerenciamento de projetos é aplicado de uma maneira reativa e não é visto como um fornecedor de valor.

- O tempo requerido para gerenciar pro-ativamente os projetos não é incluído no cronograma e é considerado despesas gerais (overhead).

- Os projetos são “bem-sucedidos”‘ apesar da falta de planejamento e do gerenciamento de projetos, mas através do stress excessivo e da utilização de horas extra durante todo o ciclo de vida dos projetos.

A boa disciplina de gerenciamento de projetos é a maneira para superar estas pequenas deficiências. Ter boas habilidades de gerenciamento de projetos não significa que você não terá problemas. Isto não significa que os riscos desaparecerão. Também, não significa que não haverá nenhuma surpresa. O valor do bom gerenciamento de projetos está em ter processos padronizados estabelecidos, para gerenciar todos estes eventos.

O custo do gerenciamento de projetos

Naturalmente, também há um custo associado para implantar o gerenciamento de projetos. Este custo está no nível organizacional e no nível do projeto. Um custo organizacional, tal como construir um escritório de gerenciamento de projetos (PMO), é em longo prazo. Os custos no nível do projeto são mais a curto prazo e incluem os custos associados a aprendizagem de novas técnicas e novos modelos de formulários (Templates) de gerenciamentos de projetos.

Finalmente, se o resultado do gerenciamento de projetos, fosse que os projetos requeressem mais tempo, nesse caso, o custo aumentaria e a qualidade seria inadequada, não faria sentido utilizá-lo. O oposto é verdadeiro - usar boas técnicas e bons processos de gerenciamento de projetos dará uma probabilidade maior de que os seus projetos serão concluídos dentro dos prazos, dos orçamentos e a um nível de qualidade aceitável.

Proposta do valor em um nível elevado (Resumo)

Mostrar o valor do gerenciamento de projetos é complicado, porque é difícil de separar os benefícios específicos versos o que “poderia” ter acontecido se o gerenciamento de projetos não fosse utilizado. Uma alternativa é analisar os vários aspectos do gerenciamento de projetos e mostrar o valor associado a cada componente. Os processos e as técnicas do gerenciamento de projetos são utilizados para coordenar os recursos para conseguir os resultados previstos. O propósito do valor para o gerenciamento de projetos é o seguinte:

Implantar um grupo padronizado de processos de gerenciamento de projetos requer esforço e recursos. Entretanto, o valor do gerenciamento de projetos para a organização é muito maior, e inclui:

- Estabelecimento de melhores expectativas através do planejamento, da estimação e da definição dos projetos com antecedência.

- Execução mais rápida através da reutilização dos processos e dos modelos (Templates) padronizados.

- Redução do número de problemas encontrados nos projetos através da utilização pró-ativa dos processos de gerenciamento de projetos.

- Melhora na tomada de decisão em nível organizacional através de uma comunicação mais eficaz do projeto.

- Satisfação maior do cliente e menos retrabalho através da construção de um produto de alta qualidade na primeira tentativa.

Esta coluna discute algumas dicas sobre o gerenciamento de projetos. Há muito mais técnicas disponíveis na metodologia TenStep PGP®.

Para maiores detalhes sobre o gerenciamento de um projeto, veja  >> TenStep PGP®