Um funcionário novo na sala de correspondência da empresa, observou um homem mais velho sentado num canto, classificando correspondências, pesando pacotes, colocando selos e fazendo outros trabalhos simples, e perguntou a seu supervisor quem era aquele homem.

“Aquele é José.” disse o supervisor. “Ele trabalha para a empresa há 35 anos e está próximo da aposentadoria.”

“Verdade?” respondeu o funcionário. ” Ele sempre esteve na sala de correspondência?”

“Não, disse o supervisor, ele saiu há muitos anos atrás, e após ter trabalhado durante vários anos como gerente de projetos - pediu transferência para aqui novamente.”

Superficialmente, a função de um gerente de projetos deveria ser fácil de descrever. Na verdade, sob a perspectiva de um livro texto, provavelmente é. Mas, o desafio de entender as funções e as responsabilidades do gerenciamento de projetos é diferente de empresa para empresa. Assim, embora a metodologia TenStep PGP® forneça uma perspectiva geral desta função, você ainda deverá determinar qual é a função de um gerente de projeto em sua empresa ou organização.

Múltiplas funções

Dependendo do tamanho e da complexidade do projeto, o gerente do projeto poderá assumir outras responsabilidades além do gerenciamento do trabalho. Por exemplo, o gerente do projeto poderá auxiliar na coleta das necessidades do negócio, ou poderá auxiliar no projeto de implantação de um sistema de gerenciamento de banco de dados, ou redigir a documentação do projeto. O gerenciamento do projeto é uma função especial que uma pessoa deve exercer, mesmo se a pessoa estiver trabalhando também em outras funções.

Por exemplo, um gerente de projeto pode distribuir seu tempo da seguinte maneira; gerenciar o projeto durante 45% de seu tempo, executar a função de analista do negócio 25%, trabalhar no design 15% e escrever a documentação durante 15% do tempo. Isto não significa que uma das responsabilidades da função do gerente do projeto seja consumir 15% de seu tempo no design. Ao invés disso, significa apenas que o projeto não é grande o bastante para necessitar de um gerente de projeto a tempo integral. O gerente do projeto consome o resto de seu tempo em outras funções do projeto tais como, Analista de Negócios, Projetista, Redator Técnico, etc.

Dependendo do tamanho de seu projeto e da maneira como a sua empresa é organizada, o tempo de um gerente de projetos pode ser alocado seguindo uma dessas três formas:

- Pode exercer a função em tempo integral em um projeto grande.

- Pode ter a responsabilidades de gerenciar múltiplos projetos, ocupando em cada um deles tempo inferior ao tempo integral, mas a soma total é de de tempo integral.

- Pode exercer múltiplas funções, sendo exigido para cada uma delas um determinado nível de habilidade e de responsabilidade. Por exemplo, em um projeto, ele pode ser, o gerente e ao mesmo tempo um dos analistas do projeto.

Responsabilidades em uma organização matricial

Atualmente, a estrutura organizacional que mais predomina é a estrutura matricial. A organização matricial permite a utilização mais eficiente dos recursos humanos em uma empresa. Entretanto, um dos desafios da organização matricial é que os membros da equipe são designados para trabalhar em um projeto (em tempo integral ou parcial), mas reportam-se a uma pessoa do departamento dos Recursos Humanos e não para o gerente do projeto. Isso pode significar que é mais difícil conseguir que os recursos façam as coisas que você necessita e, às vezes, há uma sensação de que os membros da equipe preferem atender às solicitações de seus gerentes funcionais, ao invés do que o gerente do projeto necessita. Neste tipo de estrutura, há ainda um número de coisas pró-ativas que você pode fazer.

- Embora a equipe não se reporta funcionalmente ao gerente do projeto, seu trabalho no projeto deverá ser uma contribuição para a avaliação total do desempenho. Assim, você poderá tentar fazer com que as pessoas se responsabilizem, certificando-se de que elas entendem que você estará fornecendo feedback sobre a avaliação de seu desempenho. Isto também deve ser reiterado e acordado pelos gerentes funcionais. Se as pessoas não estiverem cumprindo seus prazos finais, então talvez seja necessária uma combinação de seu feedback, bem como um feedback do gerente funcional.

- Há técnicas e processos de gerenciamento de projetos que devem ser utilizados. Primeiramente, se a disponibilidade e o desempenho da equipe forem duvidosos, você deverá apontar isto como um risco para o projeto. Como parte do gerenciamento de risco, você necessita colocar um plano pró-ativo em ação para certificar-se de que este risco está sendo gerenciado.

- Certifique-se de que os membros de sua equipe estão se comunicando pró-ativamente com você. Em muitos casos, não é o fato de que as pessoas perdem seus prazos finais que deixam o gerente do projeto frustrado. O fato é que eles nem sempre o comunicam. Por exemplo, se um membro da equipe tiver uma entrega para o final da semana, mas se envolve durante três dias na solução de um problema da produção, ele precisa informar o gerente do projeto de modo que o mesmo possa tomar qualquer providência apropriada. Se eles simplesmente perderem seus prazos finais, e não informarem ao gerente do projeto o motivo e nem o comunicarem com antecedência, então eles não estão gerenciando as expectativas como deveriam. Da mesma forma, o gerente do projeto também deve comunicar-se pró-ativamente, e certificar-se de que a equipe entende as datas de vencimento e as expectativas. O gerente do projeto também deve comunicar-se pró-ativamente com os gerentes funcionais e certificar-se de que eles saibam quando houver Incidências de compartilhamento de recursos ou Incidências relativa ao desempenho do pessoal.

O gerenciamento matricial envolve um equilíbrio complexo e delicado entre os gerentes dos projetos e os gerentes funcionais. Ao mesmo tempo em que você se esforça para obter seus resultados com pessoas que talvez nem trabalhem para você em tempo integral, também você pode ter outras responsabilidades não relacionadas ao projeto. O gerente de projeto sempre tem autoridade limitada em relação ao gerenciamento do pessoal nestas situações. E, ainda assim é possível concluir seus projetos com sucesso. Há muitos processos e técnicas de gerenciamento de projeto que podem ajudá-lo. Você deve também certificar-se de utilizar os patrocinadores do projeto. Eles podem lhe ajudar a gerar a urgência e o foco, e também influenciar os gerentes funcionais, se necessário, para garantir que as pessoas estarão disponíveis quando necessário para o projeto ser bem-sucedido.

Para maiores detalhes sobre Gerenciamento de Projetos, veja  >> Metodologia TenStep PGP®