É importante para os gerentes de projetos reconhecer os estágios pelos quais um documento deve passar, desde o início de sua criação até a conclusão do mesmo. Este conhecimento permite que os gerentes de projetos compreendam a situação atual (Status) de um documento em qualquer momento e ajudará a assegurar que será alocado o tempo adequado para completar o documento. Por exemplo, quando um membro da equipe diz que pode concluir um documento em duas semanas, o que ele está dizendo? Ele está dizendo que o documento vai estar pronto para circular para feedback e para a aprovação em duas semanas ou que o documento vai estar concluído e totalmente aprovado em duas semanas? Nem todos os documentos precisam passar por todos os estágios de criação a aprovação. No entanto, dependendo do documento, um ou mais dos passos podem ser necessários.

Alguns dos passos de revisão definidos nesta seção também são considerados partes de um processo de controle de qualidade para os documentos.

1. Preparação
Às vezes você pode simplesmente sentar-se e começar a escrever o seu documento. Outras vezes você necessita preparar-se e planejar. Isto é especialmente uma realidade quando o documento for muito extenso e complexo. Em muitos casos você não pode começar a escrever porque não tem as suas idéias estruturadas. A preparação e o planejamento, que inclui esboçar o índice e estruturar as seções, lhe ajudarão a começar.

2. Criação Inicial do Documento
Neste passo, o documento é criado em formato de rascunho. Se não houver revisões e aprovações posteriores, este passo resultará na criação da entrega final. A maior parte das horas de esforço associadas ao documento são investidas neste passo. Os passos posteriores podem ser demorados, mas não utilizam a mesma quantidade de esforço.

3. Feedback e Modificação (Iterativo)
Esses dois passos envolvem a circulação do documento para revisão inicial e feedback. Com base nos comentários da revisão, o documento é atualizado. Dependendo do documento em particular, este pode ser um passo iterativo. Um documento pode ter uma revisão interna, seguida de uma revisão pelas partes interessadas e uma revisão da gerência. Após cada uma dessas revisões, o documento é modificado com base no feedback e enviado para o próximo passo.

4. Aprovação
Quando o documento tiver circulado para revisão e feedback, e posteriormente atualizado, ele estará pronto para aprovação final. Alguns documentos devem ser formalmente aprovados por escrito. Outros documentos são simplesmente considerados concluídos após o recebimento da rodada final de revisão, feedback, e ser atualizado.

Os documentos finais poderão requerer atualizações posteriores que também poderão requerer seus próprios mini processo de ciclo de vida (feedback / modificação / aprovação).

Rascunho dos Documentos

Rascunho dos documentos, são documentos que foram inicialmente concluídos pelo autor, mas que ainda não estão prontos para serem considerados totalmente completos no ponto-de-vista do projeto. Em muitos casos, é porque o documento está passando por algum tipo de processo de revisão. O rascunho dos documentos pode ser armazenado na área de trabalho do autor. No entanto, em projetos grandes ou naqueles em que é necessário maior rigor no gerenciamento da documentação, é recomendável manter uma biblioteca ou uma pastas para rascunhos. Nesse caso, o processo seria como segue:

Se o rascunho do documento precisar ser atualizado, o documento é copiado para a área de trabalho para a atualização, deixando-se o documento original na biblioteca de rascunhos.

1. Um documento é criado e editado na área de trabalho do autor.

2. Depois que o rascunho inicial estiver pronto, o documento é movido da área de trabalho para a biblioteca de rascunhos. O documento permanece lá até que o autor precise atualizá-lo ou que esteja pronto para ser movido para o repositório de documentos aprovados.

3. Circular uma cópia do rascunho do documento para revisão e feedback.

4. Se o rascunho do documento precisar ser atualizado, o documento é copiado para a área de trabalho para a atualização, deixando-se o documento original na biblioteca de rascunhos.

5. Esse processo é repetido até que o documento esteja totalmente concluído. Então o documento poderá ser movido da biblioteca de rascunho para seu destino final na biblioteca.

O valor dessa abordagem é que a equipe de projeto sempre tem um rascunho de cada documento, e somente uma versão aprovada e em uso.

Para maiores detalhes sobre Gerenciamento de Documentos, veja >> Gerenciando a Comunicação