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Em um projeto grande, poderá haver muitas pessoas que tem algum papel no processo de criação e de aprovação das entregas do projeto. Às vezes esse processo é direto e simples, por exemplo, uma pessoa cria um documento e uma outra pessoa aprova. Em outros casos, poderá haver muitas pessoas envolvidas na criação de uma entrega, e varias outras que necessitam aprová-la.

Para os cenários complicados que envolvem muitas pessoas, é altamente conveniente ter uma Matriz de Responsabilidades para as Entregas. (Também chamado RACI - Responsible, Accountable, Consult and Inform) Isso ajudará a estabelecer as expectativas, e assegurar que as pessoas saibam de suas responsabilidades. Por exemplo, você necessita saber se os membros do Comitê de Direção deverão aprovar o documento dos requerimentos do negócio ou não. A Matriz de Responsabilidade esclarecerá todos os papéis e responsabilidades.

Na Matriz, as pessoas ou (papéis) diferentes, são representados nas colunas da primeira linha, e as entregas são representadas em filas na primeira coluna. Então, utiliza-se os pontos de interseção para descrever a responsabilidade de cada pessoa (ou função) para cada entrega.

Veja abaixo uma Matriz simples e as categorias de responsabilidade sugeridas.

“A” Significa a pessoa (ou função) que irá aprovar a entrega.
“R” Significa a pessoa (ou função) que irá revisar a entrega.
“C” Significa a pessoa (ou função) que irá criar a entrega. Normalmente há somente uma pessoa responsável pela criação da entrega, embora muitas pessoas podem fornecer informações (input).

Na tabela acima, o documento “Termo de Abertura do Projeto” é criado pelo Gerente do Projeto, e aprovado pelo Patrocinador, pelo Diretor do Projeto e pelo Comitê de Direção. A Equipe do Projeto tem a responsabilidade de revisar o documento.

Os documentos que descrevem os requerimentos do negócio são criados pela Equipe do projeto, revisados pelo Gerente do Projeto e pelo Diretor do Projeto, e aprovados pelo Patrocinador e pelo Comitê de Direção.

O propósito da Matriz de Responsabilidade é proporcionar claridade e obter um acordo sobre quem faz o que, assim podemos definir as colunas com a quantidade de detalhes que faz sentido. Por exemplo, no exemplo anterior, a Equipe do Projeto pode ser substituída por pessoas específicas, responsáveis pela criação dos documentos que descrevem os requerimentos do negócio. Após concluída a Matriz, a mesma deverá ser circulada para aprovação. Se a Matriz for criada dentro do processo de planificação, a mesma poderá ser incluída como anexo no Termo de Abertura do Projeto. Se a Matriz for criada como um documento separado, a mesma também deverá ser circulada para aprovação.

Para que a Matriz de Responsabilidade seja eficaz, é vital que a mesma seja bem clara. A Matriz deverá refletir as expectativas e as responsabilidades das pessoas envolvidas. Por exemplo, se o Patrocinador delegar a responsabilidade de aprovação do documento “Requerimentos do Negócio” a um subordinado, esse fato deverá ser representado na Matriz para que todos saibam. Por outro lado, se o patrocinador decidir que ele aprovará o documento “Requerimentos do Negócio”, então, de fato, somente ele deverá aprová-lo.

A tabela abaixo apresenta alguns exemplos de códigos de responsabilidades que você poderá utilizar.

Para maiores detalhes sobre o planejamento de um projeto, veja >> Definir o Projeto

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