Antes de ser um bom “gerente de projetos” e aplicar as boas técnicas de ‘gerenciamento de projetos’, você deve assegurar-se de que o trabalho que você está assumindo é, de fato, um projeto. Algumas pessoas dizem que todo o trabalho é um projeto, mas não é bem isso. Realmente há muitos tipos de trabalho – Suporte (apoio), Operações, Gerenciamento, Projetos, etc.

- O trabalho de suporte inclui a manutenção de sistemas, soluções ou processos atuais. Para pessoas que trabalham no desenvolvimento de TI, o trabalho de suporte consiste em responder a perguntas, comparecer as reuniões regularmente agendadas, solucionar problemas nos sistemas de produção, etc. Para o pessoal que trabalha nas vendas, isso pode significar fazer chamadas diárias de vendas, movimentar contratos através de um processo de aprovação, atualizar registros de chamadas, etc.

- Trabalho de operações consiste no trabalho rotineiro requerido para a execução dos processos de negócio da empresa.  Para um encarregado de contas a receber, isso poderá significar verificação de contratos, de contas de saldos, fechar o sistema, etc.

- O trabalho de gerenciamento é requerido para gerenciar e liderar pessoas e processos do negócio.

Os critérios chave são de que este tipo de trabalho é contínuo e faz parte da rotina de seu trabalho. Este é o trabalho que você faz hoje, fará amanhã, e continuará fazendo.

Por outro lado, os projetos não são rotineiros. A maior diferença dessas categorias do trabalho é que os projetos, por definição, têm uma data de início e uma data de término definida. Existe um ponto no tempo em que o trabalho não existiu (antes do projeto), existe (durante o projeto), e não existe outra vez (após o projeto). Esta é a chave para determinar se um trabalho é um projeto ou não.

Há muitas opções para determinar os eventos que significam quando um projeto inicia e quando um projeto termina. Estes eventos e as definições de datas de início e de término podem variar de empresa para empresa.

- Todos os projetos são únicos. Podem ser similares aos projetos prévios mas são diferentes nos termos de prazos, recursos, ambiente, etc.

- Os projetos resultam na criação de uma ou mais entregas.

- Os projetos atribuem recursos humanos - a tempo integral, meio expediente ou ambos.

- Os projetos têm um Escopo do trabalho definido.

Sendo assim, você deve conhecer na prática. Na teoria, os projetos podem ter 1 hora, 100 horas ou até 100.000 horas. Então, você deve reconhecer que, apesar da criação de uma entrega pequena ser um projeto, ela não necessita da mesma estrutura e da disciplina de um projeto grande. Um projeto de uma hora, você precisa “somente executar”, toda a análise e o projeto estão na sua cabeça. Para um projeto de vinte horas você, na maior parte,  ’simplesmente executa’. Entretanto, você poderá necessitar planejar um pouco, comunicar-se um pouco, talvez tratar um pouco dos problemas. Um projeto de cem horas resulta em demasiado trabalho de planejamento e controle. Por exemplo, você necessita começar a definir o trabalho e construir um cronograma simples. Um projeto de 5.000 horas necessita de toda a disciplina do gerenciamento de projetos. Passando para o extremo, um projeto de 100.000 horas provavelmente possui muitas coisas para colocarmos nossa cabeça em torno. Este projeto maior terá que ser decomposto em projetos menores, mas relacionados, para que todo o trabalho seja executado.

A metodologia TenStep PGP® fornece guias que podem ser usados para determinar se um projeto é considerado pequeno, médio ou grande. Para ver estes guias, veja a seção 1.0.3 Definir o Projeto / Determine o Tamanho do Projeto (Pequeno, Médio, Grande). Lembre-se que estes são somente guias e necessitam ser validados e ajustados pela sua organização.

Antes de prosseguir, certifique-se de que o seu trabalho realmente é um projeto e também baseado no tamanho do projeto, certifique-se de que você aplicará a disciplina e o rigor apropriado.

Para maiores detalhes sobre a definição de um projeto, veja >> Definir o Projeto