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Plano de gerenciamento do cronograma

O plano de gerenciamento do cronograma descreve os processos que serão usados para gerenciar o cronograma do projeto. Normalmente este plano inclui a monitoração das atividades em andamento, a identificação das atividades planejadas para serem terminadas no período, a identificação de atrasos potenciais do projeto, medir o desempenho das atividades versus o tempo alocado, e a avaliação do desempenho total do projeto. Os componentes do plano de gerenciamento do cronograma podem incluir:

Papéis e responsabilidades. Descreva os diferentes papéis e seus níveis de acesso e habilidade para fazer as mudanças do cronograma.

Dono do cronograma. Normalmente é o gerente do projeto.

Quem poderá atualizar? Normalmente o gerente do projeto, mas em projetos grandes poderá ser mais complexo. Por exemplo, um assistente do gerente do projeto poderá atualizar inicialmente o cronograma baseado nos relatórios de andamento e então enviar este rascunho ao gerente do projeto para as atualizações finais. Também é possível que os membros da equipe do projeto atualizem a situação atual de suas atividades atribuídas e então o gerente do projeto aprovará as atualizações e baseado nessas atualizações fará uma análise do cronograma.

Quem poderá ler? Normalmente, o cronograma não é considerado confidencial e qualquer pessoa pode lê-lo. Entretanto, se o acesso ao cronograma for restrito, você deverá estabelecer um processo de acesso para poder controlá-lo.

Freqüência das atualizações. Descreva o sincronismo das atualizações do cronograma. Indique se o cronograma será atualizado semanalmente, quinzenalmente ou mensalmente. Normalmente o recomendado é semanalmente. Em muitos projetos o cronograma é atualizado na manhã do primeiro dia útil.

Mecanismo para recebimento das atualizações. Descreva como as atualizações do cronograma serão entregues. Em muitos casos elas são entregues através dos relatórios de andamento dos membros da equipe. Entretanto, é possível que as atualizações sejam entregues durante as reuniões de andamento do projeto ou através de e-mails.

Processo de revisão e aprovação das mudanças do cronograma. Defina o processo de avaliação e aprovação das mudanças do cronograma. O processo deverá definir o nível de autoridade necessário para aceitar e aprovar as mudanças do cronograma. Este processo de aprovação não inclui as datas finais das atividades internas. É aplicado ás mudanças que afetam a data final do projeto. É possível que o gerente do projeto tenha um nível de autoridade para exceder a data final do projeto por alguns dias ou semanas, mas após este limite ele deverá executar algum processo formal para obter aprovação das mudanças.

Ferramentas. Descreva todas as ferramentas que serão usadas para gerenciar o cronograma do projeto. Quem terá acesso às ferramentas e as funcionalidades disponíveis (Somente leitura, fazer atualizações, aprovar atualizações, etc.).

Relatórios. Descreva os tipos de relatórios que serão usados para gerenciar o cronograma, quem os receberá, a freqüência dos relatórios, etc.

Integração do cronograma. Normalmente cada projeto mantém apenas um cronograma para o projeto, mas em alguns casos o projeto poderá utilizar um cronograma mestre com vários sub cronogramas que deverão ser integrados ao mestre. É também possível que o cronograma do projeto possa ser integrado a um cronograma a nível de um programa ou de um portfolio. Nestes casos, descreva essas integrações.

Plano de gerenciamento do orçamento

O plano de gerenciamento do orçamento do projeto descreve os processos que serão usados para gerenciar o orçamento do projeto. Normalmente este plano inclui as despesas atuais, despesas futuras, a identificação de estouros potenciais e a avaliação das despesas atuais do projeto versus o orçamento. Os componentes do plano de gerenciamento do orçamento podem incluir:

Papéis e responsabilidades. Descreva os diferentes papéis e seus níveis de acesso e de aprovação das despesas.

Dono do orçamento. Normalmente é o gerente do projeto.

Quem poderá aprovar as despesas? É muito importante essa identificação. É possível que somente o gerente do projeto possa aprovar as despesas do projeto, mas em alguns casos este pode ser delegado a alguém mais conectado a despesa. Por exemplo, se você tiver consultores trabalhando dentro de uma das equipes do projeto, é possível que o líder da equipe esteja autorizado a aprovar as despesas relativas aos consultores.

Quem poderá ler? O orçamento poderá ou não conter informação delicada e restrita. Descreva nessa seção quem poderá ter acesso à informação relativa às despesas atuais e o orçamento do projeto.

Freqüência das análises. Descreva o sincronismo das análises do orçamento. Em muitos projetos esta análise é mensal porque em muitas empresas os relatórios financeiros são disponibilizados somente de forma mensal. Em alguns projetos, as despesas poderão necessitar ser documentadas e reportadas semanalmente, mesmo se o processo for manual.

Mecanismo para recebimento das atualizações. Descreva como as atualizações do orçamento serão entregues. Normalmente, são entregues através de relatórios automatizados do sistema financeiro ou de um processo manual, ou ambos.

Processo de revisão e aprovação das mudanças do orçamento. Defina o processo de avaliação e de aprovação das mudanças do orçamento. O processo deverá definir o nível de autoridade necessário para aceitar e aprovar as mudanças do orçamento. Este processo de aprovação não inclui as despesas das atividades internas. É aplicado às mudanças que afetam o orçamento final do projeto. É possível que o gerente do projeto tenha um nível de autoridade para exceder o orçamento final do projeto em alguma percentagem, mas após isso ele deverá executar algum processo formal para obter aprovação.

Ferramentas. Descreva todas as ferramentas que serão usadas para gerenciar o orçamento do projeto. Quem terá acesso às ferramentas e as funcionalidades disponíveis (Somente leitura, fazer atualizações, aprovar atualizações, etc.).

Relatórios. Descreva os tipos de relatórios que serão usados para gerenciar o orçamento, quem os receberá, a freqüência dos relatórios, etc.

Integração do orçamento. Normalmente cada projeto mantém apenas um orçamento para o projeto, mas em alguns casos o projeto poderá utilizar um orçamento mestre com vários sub orçamentos que deverão ser integrados ao mestre. É também possível que o orçamento do projeto possa ser integrado a um orçamento a nível de um programa ou de um portfolio. Nestes casos, descreva essas integrações.

Os templates associados a esses planos e muitos outros podem ser acessados pelos licenciados (clientes). Para acessá-los visite http://www.tenstep.com.br/br/TenStepPGP/open/Templates.htm

Para maiores detalhes sobre o planejamento de um projeto, veja >> Construir o Plano de Trabalho (Workplan) e o Orçamento

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