Resolva as incidências problemáticas o mais cedo possível

Uma incidência problemática é um problema que será prejudicial ao sucesso do projeto e não poderá ser resolvido pela equipe do projeto. Essa definição leva ao entendimento de que tais Incidências Problemáticas devem ser atendidas com urgência. Se um problema estiver mesmo sendo classificado como uma incidência problemática, o gerente do projeto deverá assumir a responsabilidade de resolvê-lo. O gerente do projeto, necessitará ter uma atividade que ocorra semanalmente no Cronograma para dar seguimento as Incidências Problemáticas em aberto e assegurar de que as mesmas  serão resolvidas de forma diligente.

Pelo mesmo raciocínio, se não há urgência em resolver a incidência problemática ou se ela já está ativa por algum tempo, você deverá fazer uma nova investigação para ver se realmente trata-se de uma incidência problemática. Poderá ser um problema potencial (risco) ou um item de ação que necessitará ser resolvido mais tarde no projeto. As incidências problemáticas, por natureza, devem ser resolvidas com um senso de urgência.

Entender a diferença entre incidências problemáticas versus itens de ação

Em muitos casos, os gerentes de projetos não utilizam um Registro de incidências problemáticas para identificar e acompanhar somente as incidências problemáticas. Muitos itens que são classificados como incidências problemáticas, na verdade são riscos (problemas potenciais) ou apenas itens de ação. Itens de ação são atividades que deverão ser atendidas em algum momento. Eles podem ou não envolver problemas para o projeto. Se você descobrir que o seu Registro de Incidências Problemáticas tem dúzias de itens, provavelmente você está incluindo e mantendo itens de ação como incidências problemáticas. Como incidências problemáticas são problemas grandes, em nenhum momento deverá haver muitos itens em aberto.

Tente resolver a causa da raiz e não apenas os sintomas

Quando surgirem os problemas, resolva-os o mais rápido possível. No entanto, certifique-se de que a causa da raiz da incidência problemática seja resolvida e não somente os sintomas. Resolver a causa da raiz, assegurará que o problema seja definitivamente eliminado no projeto. Normalmente a causa da raiz pode ser encontrada através de uma série de perguntas “por quê”. Por que surgiu a incidência problemática? Quando a pergunta for respondida, pergunte “por que” novamente, pergunte “por que” a você mesmo várias vezes sucessivamente. Quando você não conseguir mais responder “por que”, provavelmente você estará próximo da causa da raiz da incidência problemática.

Identificar as soluções juntamente com as incidências problemáticas

As Incidências problemáticas podem ser levantadas pelos membros da equipe, pelos clientes ou por quaisquer partes interessadas do projeto. É uma boa prática encorajar as pessoas a ajudar na identificação das soluções juntamente com as incidências problemáticas. Assim, quando um membro da equipe identificar uma incidência problemática em potencial, peça a ele que traga também uma ou mais soluções possíveis. Esse processo ajudará a estabelecer responsabilidade entre os membros da equipe, mas também ajudará a determinar possíveis cursos de ação. Na verdade, se uma ou mais soluções for viável, o problema poderá ser resolvido com a ajuda do gerente do projeto e nunca chegar ao nível de uma incidência problemática.

Às vezes você necessita tomar decisões em meio de alternativas ruins

Depois das revisões dos processos e das técnicas para gerenciar as incidências problemáticas, você poderá pensar, que deverá resolver todas as incidências problemáticas com sucesso. Mas o fato é que você poderá encontrar algumas incidências problemáticas que não tenham soluções boas e claras. Com isso em alguns casos, poderá ser difícil de determinar uma boa opção para a resolução. Em alguns casos, surgem incidências problemáticas que são difíceis para serem resolvidas não por falta de opções, mas pela dificuldade na obtenção de aprovação e a decisão entre uma série de alternativas. Em outros casos, não há alternativas boas, e a decisão final poderá ser a que se mostrar menos prejudicial ao projeto.

Um exemplo deste dilema é uma incidência problemática que envolve política interna. Normalmente quando um problema começa a se misturar com as políticas internas, você descobrirá que a resolução é muito difícil, porque os processos de tomada de decisões são muito complicados e não são simples como examinar os fatos. Quando um problema torna-se político, uma resolução poderá ser aprovada, mas não será a resolução ideal para a equipe do projeto. Entretanto, uma decisão para a resolução é muito importante.

Nessas situações, tente fazer os aprovadores entender que normalmente uma demora na decisão não torna o resultado mais aceitável. O gerente do projeto deverá esforçar-se para obter uma resolução o mais rápido possível, para que o projeto possa seguir em frente. Se uma Incidência problemática torna-se política, o gerente do projeto normalmente necessita do apoio do patrocinador e das partes interessadas para ajudar na resolução.

Para maiores detalhes sobre o gerenciamento de problemas, veja >> Gerenciando as Incidências Problemáticas