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Envolva cedo o cliente no processo de gerenciamento das Incidências Problemáticas

O gerenciamento das incidências problemáticas tende a fluir melhor quando toda a equipe do projeto é envolvida no processo desde o início, isso faz com que a equipe se sinta mais a vontade. Se as incidências problemáticas surgirem cedo no projeto, certifique-se de seguir o processo de gerenciamento das incidências problemáticas e conseguir o envolvimento do cliente na solução. As incidências problemáticas tornam-se mais urgentes na medida em que se aproxima o prazo final do projeto. Não deixe que essas sejam as primeiras incidências problemáticas em que o cliente se envolva. Envolver o cliente cedo no gerenciamento das incidências problemáticas, fará com que ele veja as incidências problemáticas somente como obstáculos temporários que devem ser superados. Se você não envolver os clientes desde cedo no processo de gerenciamento das incidências problemáticas, quando você realmente precisar deles, eles poderão mais atrapalhar que ajudar, porque eles não estarão familiarizados com os processos de gerenciamento das incidências problemáticas.

Fracione as Incidências Problemáticas grandes, em sub-incidências

Se uma incidência problemática grande parecer difícil demais para ser resolvida de forma tempestiva, fracione-a em sub-incidências lógicas. Em muitos casos, a solução de uma sub-incidência irá direcionar a solução do restante da incidência problemática. Se isso não acontecer, ao menos fará com que as pessoas entendam os componentes da incidência problemática de forma que possam ser enfrentadas e resolvidas individualmente.

Investigue as causas comuns das Incidências Problemáticas múltiplas que surgem em curto prazo

Em muitos casos, as incidências problemáticas surgem de duas em duas ou aparecem várias em um curto período de tempo. Primeiro verifique se elas são relacionadas. Se for o caso, tente resolver a incidência problemática que mais se parecer com a causa da raiz. A resolução desta poderá substancialmente resolver as outras. Se as incidências problemáticas forem independentes, tente resolver primeiro a que tiver maior impacto negativo no projeto.

Certifique-se de que a sua equipe cumprirá com os seus prazos fixos– mesmo quando o cliente não cumprir com os dele

Muitos gerentes de projeto enfrentam as situações onde são solicitados para cumprir com os prazos fixos, com pouca ou nenhuma, margem para o deslizamento. Gerenciar dentro desta situação é muito difícil, mas é mais difícil ainda quando os clientes não cumprem com seus compromissos. Por exemplo, eles poderão não estar disponíveis quando você os necessitar ou poderão não aprovar as entregas importantes nas datas concordadas. Isso poderá conduzir o projeto a atrasos adicionais.

Em uma perspectiva de gerenciamento de projetos, há uma boa solução para este problema, mas isso não significa que você não terá que se esforçar para realizar esta solução. A chave para melhorar as suas vantagens é utilizar pró-ativamente o gerenciamento de riscos, incidências problemáticas, escopo, e uma comunicação pró-ativa.

Gerenciar os prazos do cliente como um risco. Identificar a responsividade do cliente como um risco, permite que você comunique o problema e mantenha o foco neste risco durante todo o projeto. Permite também que você identifique as atividades adicionais que lhe ajudarão a gerenciar este risco.

Gerenciar a comunicação e as expectativas. A comunicação pró-ativa lhe ajudará a assegurar de que seus clientes compreendem o que deles se espera e as conseqüências na falta do cumprimento com seus prazos.

Gerenciar os prazos não obtidos como uma Incidência Problemática. Se o cliente não cumprir com as suas datas apesar de seus planos de gerenciamento de riscos, a seguir você terá uma incidência problemática que necessitará ser resolvida. O gerenciamento das incidências problemáticas (identificação e resolução do problema) necessitará ser executado. Você não tem autoridade direta sobre os clientes. Obtenha as responsabilidades finais de sua gerência e dos gerentes para lhe ajudar a resolver os problemas.

Embora isso aparenta que você está sendo o responsável final pelo comportamento do cliente que não está dentro de seu controle, você tem o controle sobre os processos que você está usando para gerenciar o projeto. Gerencie pró-ativamente os riscos, as incidências problemáticas, e o escopo e utilize o seu gerente e o seu patrocinador para tentar obter que todas as pessoas estejam focalizadas em satisfazer os prazos finais.

Para maiores detalhes sobre as Incidências Problemáticas, veja >> Gerenciando as Incidências Problemáticas.

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