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Os gerentes de projetos precisam gerenciar o cronograma e os custos de seus projetos. O patrocinador do projeto planejou uma quantidade específica de dinheiro para uma solução específica. Se esta solução custar mais do que o antecipado, a solução poderá não fazer o mesmo sentido antecipado.

O gerenciamento do orçamento é muito diferente em cada empresa. Em muitas organizações, os orçamentos dos projetos foram fixados bem antes de os projetos iniciarem e os gerentes dos projetos têm muito pouca flexibilidade para ajustar os orçamentos. Após o capital ter sido orçado e alocado, aumentar esse capital, poderá levar muito mais tempo e ser muito mais trabalhoso se o custo do trabalho for maior que o antecipado. Entretanto, em muitas organizações o orçamento não tem nenhum significado para o gerente do projeto. Tipicamente, estas organizações utilizam recursos internos para os projetos e elas não são organizadas para gerenciar os custos. Os gerentes de projetos tentam gerenciar o cronograma para concluir os projetos dentro do prazo final, mas eles não têm a responsabilidade para estimar ou gerenciar os custos dos projetos.

Se você monitorar os custos do projeto regularmente, você perceberá rapidamente se o seu projeto corre o risco de estourar o orçamento. O processo de controle é de certa forma mais difícil de gerenciar do que gerenciar o cronograma, porque, poderá haver várias razões pelas quais as suas informações financeiras não são tão corretas e precisas como as informações obtidas no cronograma. Com o processo de gerenciamento do cronograma, você saberá rapidamente se deixou alguma data escapar. Com o orçamento não é sempre que se sabe.

Há algumas razões porque o gerenciamento do orçamento é mais complexo:

1. Em Primeiro lugar, você raramente gasta dinheiro com uma intensidade constante. Por isso você precisa entender quanto você espera gastar dentro de um determinado tempo ou período, e também os gastos atuais. Em muitas empresas, os relatórios financeiros contêm somente as informações do mês anterior e não as informações atuais. Por exemplo, você poderá não saber a situação financeira do seu projeto do mês atual, até a segunda semana do mês seguinte quando os relatórios financeiros estarão disponíveis.

2. Um outro problema é quando os gastos serão registrados no projeto dentro do sistema financeiro. Você precisa saber quando a sua empresa reconhecerá os gastos. Pro exemplo, a empresa poderá reconhecer um gasto quando receber uma fatura, ou talvez no pagamento da fatura. Se a sua empresa utilizar ordens de compras, o seu projeto poderá sofrer um abatimento de fundos quando a ordem de compra for gerada, mesmo se a fatura não for paga por algumas semanas. Isso poderá causar gastos para serem abatidos logo no começo do projeto e criar uma impressão de que o seu projeto corre o risco de estourar o orçamento, quando realmente não corre. Isso é somente porque os gastos estão sendo abatidos no orçamento antes das datas programadas.

3. Um outro problema potencial em relação aos orçamentos é que os gastos de um projeto para o outro podem ser alocados incorretamente. Uma das primeiras atividades do gerente do projeto ao receber o relatório financeiro, é validar se os detalhes estão corretos. Isso requer que o gerente do projeto (ou a pessoa designada) reveja cada item. Dependendo do controle financeiro da sua empresa, geralmente há muitas oportunidades onde os gastos falsos ou errados possam ser alocados a seu projeto. Você poderá ter um ótimo software de contabilidade, mas se alguém entrar incorretamente um código no sistema, o seu projeto poderá receber uma despesas não esperada. Normalmente, esse esforço de fazer correções ou ajustamentos não precisa de muito tempo - se você fizer isso todos os meses. Na maioria das organizações, se o gerente do projeto encontrar um problema potencial, o problema deverá ser encaminhado a um recurso da contabilidade para a correção. O gerente do projeto necessita assegurar-se de que a despesa estará creditada apropriadamente no mês seguinte.

Naturalmente, há as épocas em que as despesas do seu projeto também podem ser alocadas para algum outro projeto. Assim, se você souber que está faltando alguma despesa como prevista em seu projeto, será importante para o departamento de contabilidade investigá-las também. Se você supor que as despesas não baterão o seu projeto, você poderá ter uma surpresa mais tarde quando o gerente do outro projeto descobrir que as despesas do projeto dele não estão corretas.

Após você se certificar que as despesas alocadas para o seu projeto são validas, e você continuar com a tendência de estourar o orçamento, você primeiramente deverá descobrir a causa. Se você puder determinar a causa, você terá uma idéia bem melhor das opções disponíveis para tentar colocar o projeto de volta a trilha.

No próximo blog: Algumas técnicas que você poderá aplicar para tentar voltar o projeto a trilha.

Para maiores detalhes sobre o gerenciamento do cronograma e do orçamento, veja >> Gerenciando o Cronograma e o Orçamento.

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