blog.tenstep.com.br

No papel de gerente de projeto normalmente não inclui fornecer revisões anuais e formais sobre o desempenho dos membros da equipe. Esta é geralmente uma responsabilidade do gerente direto de cada membro da equipe. Entretanto, não há nenhuma duvida que um gerente de projeto necessite fornecer um feedback sobre o desempenho da equipe de modo que os membros saibam como está o desempenho e se alcançarão as expectativas de desempenho. Isto inclui reconhecer quando os membros da equipe se encontram com seus compromissos e fornecer feedback quando os mesmos não estão se encontrando com as suas expectativas.

Dizer para as pessoas que elas estão fazendo um bom trabalho é fácil. É difícil quando você necessita dizer a um membro da equipe que o mesmo não está se encontrando com as suas expectativas. Quando este tipo de conversação for apropriado, o gerente de projeto pode utilizar as seguintes técnicas:

Planejar. Isto ajuda os gerentes a desenvolverem uma estrutura para fornecer um feedback eficaz. O gerente deve pensar antes sobre o comportamento que deve ser destacado e como o gerente pode ajudar o empregado a melhorar.

Forneça exemplos. O criticismo vago promove a ansiedade. Os exemplos tangíveis são requeridos para destacar o feedback. Tipicamente, você não necessita fornecer dezenas de exemplos. Esperançosamente, você pode frisar um ponto com uma ou duas observações.

Motivar. Utilize técnicas motivadores na discussão. Normalmente, o empregado fica decepcionado com um feedback negativo. Procure oportunidades de construir também o moral do membro da equipe, de modo que o mesmo fique ansioso para melhorar.

Sanduíche. O gerente de projeto deve começar a sessão com comentários positivos, e então lhe passar o feedback negativo e terminar com comentários positivos e motivadores.

Deixe um tempo para o receptor fornecer feedback. O processo necessita ser um diálogo entre o gerente de projeto e o membro da equipe. Assim, busque um feedback do membro da equipe e permita que o mesmo concorde, discorde ou forneça a sua perspective.

Estabelecer um prazo para um plano de ação e revisões. O gerente de projeto deve documentar todos os itens de ação, circulá-los ao membro da equipe e assegurar-se de que sejam completados. Antes que a reunião termine, o gerente de projeto e o membro da equipe devem concordar com uma data para verificar o progresso.

Para maiores detalhes sobre Gerenciamento do Projeto, veja >> Gerenciando o Plano de Trabalho (Workplan) e Orçamento.

Sem comentários »

O processo de estimação é uma arte e uma ciência. Entretanto, uma vez que você aprende bons processos e técnicas de estimação, você poderá mover-se mais para o lado da “ciência” e confiar menos no lado da “arte”. Você nuca será perfeito na criação das estimativas, mas você pode evitar os erros comuns cometidos na criação das estimativas. Veja abaixo uma lista dos erros mais cometidos.

Não contabilizar todos os trabalhos. Este é um problema comum, especialmente com estimativas em nível elevado. Por exemplo, pode passar despercebido algum trabalho importante que você não compreendeu como uma parte do projeto, tal como a documentação ou o treinamento. Entretanto, tipicamente você subestima o tamanho das entregas que necessitam ser completadas ou você não inclui todas as atividades requeridas para completar a entrega.

Criação ilusória. Qualquer pessoa que já forneceu estimativas de trabalhos sabe que pode haver uma certa pressão por parte do cliente para que uma estimativa seja o mais baixo possível. Finalmente, o cliente quer receber o que ele necessita com pouco esforço e com o menor custo possível. Em muitos casos, também há uma tendência da parte do estimador para deixar se levar e pensar da mesma forma. No final o estimador “reza” para que o trabalho seja completado dentro das expectativas do cliente.

Comprometer o cenário do melhor-caso. O cliente quer o trabalho concluído o mais rápido possível. O seu gerente quer o mesmo. Você acha que o trabalho poderá ser concluído rapidamente. Entretanto, você encontrou-se em dificuldades, porque você pensou somente no que faria para concluir o trabalho se tudo desse certo. Você poderá ter pensado em uma escala do esforço para o trabalho (otimista, mais provável e pessimista), mas então no melhor dos casos você comprometeu a estimativa mais baixa, ou mais otimista, na extremidade da escala.

Assumir uma qualidade maior do que você pode entregar. Este problema inclui as estimativas baseadas em construir em um determinado nível de qualidade na primeira vez. Entretanto, depois que o projeto começa a ser executado, você descobre que a sua habilidade de construir a um nível elevado da qualidade na primeira vez é limitado, tendo por resultado o retrabalho, os reparos de erros, etc.

Comprometer-se baseado no orçamento disponível. Neste caso, o cliente tem uma quantidade fixa disponível para o orçamento. O gerente de projeto acha que há uma possibilidade de completar o trabalho dentro do orçamento disponível, assim ele se compromete baseado nesse número. Isso é similar ao problema mencionado acima de “Comprometer o cenário do melhor-caso”.

Não reconhecer os preconceitos de estimativas. Os preconceitos de estimativas sempre entram no processo de estimação. Alguns deles são otimistas e outros são pessimistas. Os preconceitos otimistas resultam em subestimar o trabalho e podem incluir:

- Tendência para pensar que o trabalho é simples.
- Tendência para pensar que sua equipe pode realizar mais do que eles realmente podem.
- Não contabilizar os riscos do projeto, das incidências problemáticas, da má comunicação, etc.
- Tendência para ser otimista.

Os preconceitos pessimistas resultam em superestimar o trabalho e podem incluir:

- A má experiência em um projeto similar no passado.
- Não desejar realmente fazer o trabalho. Você superestima e espera que o projeto seja cancelado.
- Tendência para ser pessimista.

Todas as pessoas têm preconceitos. A chave é reconhecer seus preconceitos e ir contra os mesmos quando estes surgirem. Isto lhe ajudará a preparar estimativas mais válidas e mais corretas possíveis.

Para maiores detalhes sobre Gerenciamento do Projeto, veja >> Construir o Plano de Trabalho (Workplan) e Orçamento.

Sem comentários »

Muitas equipes têm alguns conflitos devidos a personalidade dos membros da equipe. Entretanto, em algumas equipes a animosidade pessoal é muito grande e a equipe encontra grandes dificuldades para funcionar junto. O gerente de projeto é um membro da equipe e provavelmente é uma parte do problema. Geralmente, o gerente de projeto que trabalha muito tempo com a mesma equipe tem a habilidade limitada para identificar e resolver problemas. Entretanto, quando esse problema é reconhecido pelo patrocinador ou pelo gerente do gerente do projeto, frequentemente, eles substituem o gerente do projeto. (Geralmente, esta opção é mais fácil do que tentar substituir a equipe do projeto).

Se você é um gerente de projeto que foi designado para gerenciar uma equipe de projeto disfuncional, há muitas áreas que requerem sua atenção.

A primeira coisa que você deve fazer é avaliar a situação atual do projeto. Sua resposta aos problemas da equipe do projeto dependerá de onde o projeto está na programação. Por exemplo, se o trabalho restante requer 30 dias, você terá menos habilidade para causar um impacto nas dinâmicas da equipe. Neste caso, a melhor ação poderá ser tentar motivar a equipe para dar o impulso final e monitorar o cronograma com mais diligência. Por outro lado, se seu projeto tiver um longo tempo pela frente, você necessitará ver o que pode ser feito para reparar os danos da equipe e também, replanejar a programação para entregar o projeto em uma nova data realística. O plano deverá incluir os seguintes itens:

Boa Comunicação. Se o gerente do projeto não for um bom comunicador, isto poderá resultar em uma experiência miserável para todos. As equipes com a moral baixa tendem a utilizar meios inadequados de comunicação. Não deixe boatos e incertezas inflamarem. Certifique-se de compartilhar a maior quantidade de informação que for possível sobre a situação (Status) atual do projeto e qualquer outra informação que possa impactar a equipe do projeto.

Elogios e cumprimentos. Quando os integrantes de sua equipe realizarem um bom trabalho, certifique-se que os mesmos saibam. As pessoas não esperam recompensas em dinheiro ou presentes quando fazem um bom trabalho - apenas esperam ser cumprimentadas e reconhecidas pelo seu gerente. Faça-os – formalmente e informal.

Estabelecer expectativas bem claras. As pessoas necessitam compreender o que você espera delas de modo que as mesmas saibam os desafios que necessitam enfrentar. Certifique-se de fornecer instruções claras quando designar o trabalho de modo que as pessoas compreendam exatamente o que você quer.

Não comprometa excessivamente a sua equipe. Enquanto você tenta melhorar a moral da sua equipe, você também necessita ter cuidado para não comprometê-la excessivamente. Determine o trabalho restante para finalizar o projeto e remova qualquer coisa que seja extrínseco ou que possa ser feito após a finalização do projeto.

Gerenciar o escopo. Você deve gerenciar firmemente o escopo do projeto e tentar adiar todas as mudanças até que o projeto seja terminado. Estas mudanças podem ser realizadas como uma parte de um projeto seqüencial.

Ganhe algumas batalhas pequenas. A moral baixa pode fazer com que sua equipe ultrapasse os prazos, causando assim mais pressão e degradando a moral. O contrário disso também é uma realidade. Se a equipe puder começar a bater alguns prazos (e você comunicar este fato e os elogiar), a moral da equipe deverá melhorar, o que fará com que seja mais fácil de bater os prazos seguintes.
Estas são algumas idéias para solucionar os problemas de uma equipe disfuncional. Primeiramente, certifique-se que você compreende onde o projeto está na programação, assim você saberá quanto tempo você terá para fazer as mudanças significativas. Também, tente identificar todos os problemas da equipe que forem possíveis e as causas da raiz. Então, crie um plano de ação baseado no trabalho e na quantidade de tempo restante para terminar o projeto. Se houver tempo restante, focalize em reparar a equipe do projeto e também a finalização da programação. Caso contrário focalize somente na programação.

Para maiores detalhes sobre Gerenciamento do Projeto, veja >> Gerenciando o Plano de Trabalho (Workplan) e Orçamento.

Sem comentários »