Documentação do projeto
Publicado por John Grass, PMP em 25 Jan 2010 | sob: Planejamento, Comunicação, Documentação
Quanto maior o projeto, mais difícil será para compartilhar, sem transtorno, as informações entre todos os membros da equipe e as parte interessadas. Isso aplica-se especialmente nos casos em que mais de uma pessoa trabalha na mesma entrega. Se o gerente do projeto não pensar com antecedência nos processos de gerenciamento de documentos, a equipe do projeto terá muita dificuldade para encontrar informações relevantes e em conseqüência disso ficará frustrada ao ter que lidar com formatos inconsistentes. Isso geralmente resulta em confusão e esforço extra para refazer o trabalho que já está “concluído”.
Em geral, essa idéia do gerenciamento de documentos é semelhante ao que é feito no gerenciamento de código fonte de computador. O gerenciamento do código fonte deve ser feito sob a direção de uma ferramenta de gerenciamento de mudança de software, ou de um banco de dados que acompanhe a propriedade e a versão. Sem essas ferramentas, seria impossível desenvolver e dar suporte a grandes projetos de software. Da mesma forma, os documentos devem ser gerenciados e controlados – especialmente em projetos grandes.
Alguns exemplos ajudarão a explicar esse conceito. Digamos que o seu projeto irá criar muitos documentos que precisam ser armazenados e compartilhados – por exemplo, os documentos do “Termo de Abertura do projeto”, o “Registro de Incidências Problemáticas”, os “Requisitos do Negocio”, o “Plano de Testes”, etc. Depois que os documentos forem criados, os membros da equipe necessitarão saber aonde os mesmos serão armazenados. Dependendo do seu software e da sofisticação da sua organização em relação ao armazenamento, os documentos poderão ser armazenados dentro de um arquivo de Rede, em um arquivo dentro do disco rígido do seu computador, em um pacote de software para gerenciamento de documentos, etc. Também, após o documento ter sido criado, você necessitará saber quem terá acesso a esses documentos. Por exemplo, todos os membros da equipe poderão acessar os documentos, mas somente para leitura e não para mudanças. Alem disso, você deverá criar um nome padronizado para os documentos iniciais e para todas as revisões dos mesmos. Por exemplo, se você atualizar o documento “Termo de Abertura do projeto”, que processo você deverá seguir? Você acha que será necessário substituir a versão antiga? ou, salvar o documento original e chamar este novo documento de “Termo de Abertura do projeto - Versão 2″. Tudo isso faz parte dos procedimentos de gerenciamento de documentos.
Vamos ver também os relatórios de andamento (Status). Você deverá determinar com antecedência os nomes padrões para os relatórios de andamento (Status). Se cada membro da equipe emitir um relatório de andamento (Status) ao gerente do projeto, logo o gerente do projeto terá dúzias ou centenas de relatórios de andamento (Status). Se o formato do documento for, “Data / Nome / Relatório de Andamento (Status)”, os relatórios serão organizados na ordem cronológica. Se o formato do documento for, “Nome / Relatório de Andamento (Status) / Data”, os relatórios serão organizados pelo nome da pessoa. Talvez o ideal seria que o gerente do projeto descartasse os relatórios de andamento (Status) após a revisão. Todas estas questões são componentes do gerenciamento de documentos.
Essas considerações são triviais para projetos pequenos. Para projetos grandes, esse processo precisa ser planejado com antecedência, caso contrário, poderá haver muita confusão, incerteza e trabalho extra quando o projeto estiver em andamento.
Dados Estruturados e Dados Não Estruturados
Os dados podem ser armazenados em dois estados - estruturados e não estruturados. Os dados estruturados referem-se à informação que é armazenada no formato repetitivo e estruturado. Também referem-se às pastas, às tabelas, às bases de dados, aos armazéns de dados, etc. Este tipo de dados é facilmente armazenado e acessado por um programa de computador.
Por outro lado, os dados não estruturados estarão tipicamente em um formato que seja mais fácil para o ser humano compreender. Os dados não estruturados incluem documentos, imagens, gráficos, vídeos, áudios, etc. Os dados não estruturados podem ser cada vez mais manipulados através de um computador, mas a compreensão básica do conteúdo ainda é melhor que seja executada por humanos.
Embora os documentos criados por um projeto sejam de interesse e preocupação dos membros das equipes dos projetos, o conceito do termo “Gerenciamento de Documentos” poderá ser estendido para incluir quaisquer tipos de dados não estruturados como descrito acima. Ou seja, se o seu projeto gerar pastas de áudios e vídeos, você poderá usar as mesmas técnicas de padrões de nomes que são utilizadas para os documentos do projeto, indexação, armazenamento no repositório, etc.
Dados Estruturados
- Campos, registros, arquivos, tabelas
- Códigos, modelos, scripts
- Ferramentas de Códigos Fonte, bancos de dados
- Difícil para organizar sem ferramentas ou estrutura
Dados Não Estruturados
- Documentos, fotos, gráficos, textos, vídeos, chat
- Ferramentas de documentos, difícil para adquirir
- Pode ser organizado sem ferramenta
Para maiores detalhes sobre Gerenciamento de Documentos, veja >> Gerenciando a Comunicação